במאמר הקודם עסקנו בסיבות הנפוצות בגינן בעלי עסקים נמנעים משימוש במערכת לניהול תזרים מזומנים. ברור לכל ומעל לכל ספק כי ניהול תזרים מזומנים הוא עניין הכרחי אשר בלעדיו יתקשה העסק לשרוד לאורך זמן. אז לאחר שהתוודענו לחשיבות העניין והבנו שניהול תזרים מזומנים זה לא עניין של מותרות, לאחר שהצלחנו להתגבר על כוח האנרציה וההרגל, ולאחר שפינינו לנו את הזמן הנדרש לצורך כך, הגענו לרגע שבו אנו צריכים לבחור את הפתרון המתאים ביותר לצורכנו.
קיימים פתרונות רבים ומגוונים, החל משימוש בפנקס ידני (רישום תקבולים ותשלומים במועדים הצפויים וחישוב צפי התזרים באופן ידני), המשך בגיליונות עבודה (כדוגמת Excel) ועד לתוכנות מובנות וסגורות אותן ניתן לרכוש מהמדף. כמובן שתמיד קיימת האופציה לאפיין ולפתח כלי ממוחשב לניהול תזרים מזומנים באמצעות שכירת אנשי פיתוח.
השאלה הנשאלת היא באיזה כלי ובאיזה אופן יהיה נכון להשתמש לצורך ניהול תזרים המזומנים. התשובה לכך תלויה למעשה במספר פרמטרים המאפיינים את העסק ובעליו:
מספר הפעולות המבוצעות בכל חודש – מספר הפעולות המבוצעות בחודש מהווה את הפרמטר העיקרי בבחירת הכלי (או למעשה בפסילת הכלים שאינם מתאימים). במכלול הפעולות נספור את מספר החשבוניות המופקות ללקוחות, מספר החשבוניות המתקבלות מספקים, מספר פעולות התשלום המבוצעות (שקים, העברות וכדו'), מספר התקבולים, מספר הוראות הקבע ופירעון הלוואות וכדו'. ככל שמספר הפעולות גדול יותר כך נכון יותר יהיה להשתמש במערכת שמאפשרת ממשק למערכות הנהלת חשבונות, לבנקים ולחברות האשראי. ככל שמספר הפעולות קטן יותר כך נוכל לוותר על פונקציות יבוא הנתונים.
האם הנהלת החשבונות מנוהלת בעסק – אם הנהלת החשבונות מבוצעת בעסק הרי שנכון יהיה לבחון את הפתרון לניהול תזרים המזומנים שניתן לקבל ביחד עם תוכנת הנהלת החשבונות. במידה ויש פתרון טוב ובהנחה שהוא נוח לשימוש הרי שיהיה זה אך טבעי להשתמש בו שהרי כל הפעולות ממילא נרשמות בו לצורכי הנהלת החשבונות.
מספר חשבונות בנק – עסק שמנהל שני חשבונות בנק פעילים או יותר יצריך יכולות ניהול תזרים מזומנים טובות יותר ולפיכך כלי ממוחשב יספק פתרון טוב יותר מכל ניהול ידני אחר. ראוי לבחון את הגמישות שמספק הכלי הנבחן לשינוי נתוני הקלט בין החשבונות (שהרי בניהול תזרים מזומנים שוטף ייתכנו מקרים בהם נרצה להפקיד שיק בחשבון אחר ביחס לזה שאליו רצינו להפקיד מלכתחילה).
צרכים מיוחדים – ככל שרמת הצרכים המיוחדים של העסק בכל הקשור לניהול תזרים המזומנים גדולה יותר, כך הוא יתקשה לאתר תוכנת מדף שתספק את הפתרון ובמקום זאת יהיה עליו לבחון את אחת מהאפשרויות – לפתח כלי עצמאי (תמיד פחות מומלץ) או לחילופין, לבחור תוכנה המאפשרת יישום של שינויים ותוספות לפי דרישת הלקוח (הפתרון המומלץ).
פשטות התפעול – לעניין הפשטות חשיבות גדולה. אל לנו לשכוח שמטרת מערכת ניהול תזרים המזומנים היא לשרת אותנו, ולא להיפך. ברגע שהכנסת כלי לניהול תזרים מזומנים מצריכה מאיתנו משאבים משמעותיים הרי שהיא לא תתאים לצורכנו. בעת בחירת מערכת חשוב לייחס לעניין זה את החשיבות המתבקשת.
מחיר המערכת – מחירם של מרבית הכלים הקיימים בשוק נמוך מאוד ומסתכם לכדי כמה מאות עד כמה אלפי שקלים לכל היותר. גם עלות התמיכה נמוכה. ישנם אף כלים המוצעים חינם ללא תשלום. לכן ראוי לבחון את העלות / תועלת שמספק כל כלי ולשקלל אותם יחד ולא לבחור את הכלי הזול ביותר.
רמת השירות והתמיכה – פרמטר חשוב מאוד. לתוכנות עשויות להיות תקלות. חשוב לוודא שלחברה שמציעה את הפתרון קיים מערך תמיכה טוב ומקצועי שמאפשר לקבל תשובות בזמן סביר. רצוי גם לוודא שהחברה נוהגת להוציא גרסאות חדשות מפעם לפעם.
המלצות לקוחות – איתרתם את המערכת המתאימה ביותר עבורכם לניהול תזרים המזומנים בעסק? מצויין. עתה רק נותר לוודא שכל ההבטחות שקיבלתם מהחברה שמציעה לכם את הפתרון אכן מתקיימות. הדרך הטובה ביותר לשם כך היא לדבר עם מספר לקוחות ולהתרשם מבעלי ניסיון.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה